讓ERP系統操作少走冤枉路

時(shí)間：2018-07-30點(diǎn)擊量: (1909 次)來(lái)源:

　　人不為己、天誅地滅。這雖然是一種被眾人所批判的處世態(tài)度。但是在現實(shí)工作中，確是普遍存在的。舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，在ERP項目實(shí)施過(guò)程中，用戶(hù)為了自己的利益，不會(huì )主動(dòng)將自己的項目經(jīng)驗傳授給其他人。這就導致，師傅帶領(lǐng)徒弟，一代不如一代。

　　為了避免這種情況，在企業(yè)內部，應該創(chuàng )建一個(gè)經(jīng)驗共享的學(xué)習氛圍。經(jīng)驗獨享，可以讓企業(yè)重復的交學(xué)費。通過(guò)這篇文章讓企業(yè)用戶(hù)認識到經(jīng)驗共享的重要性。在日后的工作中，不再為同一錯誤重復的交學(xué)費。

　　一、相關(guān)經(jīng)驗教訓要以書(shū)面的形式固化下來(lái)。

　　失敗是成功之母。其實(shí)這句話(huà)并不準確。如果失敗了，沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)的總結，那么結果仍然是失敗。只有失敗之后，進(jìn)行了總結，并采取了相關(guān)的預防措施。才能夠在下一次遇到類(lèi)似情況時(shí)，轉敗為勝。

　　在ERP項目過(guò)程中(包括前期的項目實(shí)施和后期的使用)，難免會(huì )碰到一些障礙與問(wèn)題。對于這些內容，項目管理員應該進(jìn)行不斷的總結。將這些內容(包括問(wèn)題出現的背景、解決思路的分析、對應的預防措施)等等都詳細的記錄下來(lái)。這里需要注意，通常情況下用戶(hù)并不會(huì )主動(dòng)的去總結?；蛘哒f(shuō)他們會(huì )將這種情況記錄在自己的筆記本上，但是并不會(huì )共享出來(lái)。等到其離職，下一個(gè)新人來(lái)接替其工作時(shí)，就可能會(huì )在同一個(gè)問(wèn)題上載跟斗。

　　所以筆者建議，項目管理員每解決一個(gè)問(wèn)題，雖然這個(gè)問(wèn)題是用戶(hù)自己所造成的，如沒(méi)有按規范操作。仍然需要將這個(gè)經(jīng)驗教訓一五一十的記錄下來(lái)。因為誰(shuí)也不能夠保障，換一個(gè)用戶(hù)來(lái)操作時(shí)，不會(huì )發(fā)生類(lèi)似的問(wèn)題。項目管理員在后續的培訓過(guò)程中，可以根據這些資料對用戶(hù)進(jìn)行后續的培訓。

　　二、在系統中要采取預防措施，防止錯誤重復發(fā)生。

　　在系統后續使用過(guò)程中，出現了問(wèn)題并不可怕。亡羊補牢、為時(shí)未晚?？膳牡氖?，問(wèn)題出現并解決了，但是用戶(hù)并沒(méi)有吸取教訓，下次遇到類(lèi)似情況時(shí)，仍然在同一個(gè)地方犯錯誤，那就是不可饒恕了。

　　筆者舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子。有一家客戶(hù)，對于采購訂單的價(jià)格變更有嚴格的限制。通常情況下，只有經(jīng)過(guò)財務(wù)總監同意之后，才能夠對已經(jīng)下發(fā)的采購訂單更改價(jià)格。企業(yè)在ERP使用過(guò)程中，剛開(kāi)始的時(shí)候沒(méi)有進(jìn)行嚴格的控制。采購員自己可以撤銷(xiāo)已經(jīng)審核的訂單，并更改采購訂單的價(jià)格。發(fā)現了這個(gè)漏洞之后，項目管理員也對采購員進(jìn)行了相關(guān)的培訓，強調這個(gè)流程?？上У氖?，項目管理員沒(méi)有在系統中進(jìn)行相關(guān)的設置。剛開(kāi)始用戶(hù)還算配合?？墒菐讉€(gè)月過(guò)去之后，用戶(hù)又犯了老毛病。遇到需要更改采購訂單價(jià)格時(shí)，私自撤銷(xiāo)采購訂單并進(jìn)行更改。后來(lái)被公司的審計部門(mén)發(fā)現之后，包括項目管理員在內，都受到了比較嚴重的處罰。因為這涉及到了舞弊。

　　為此筆者建議，如果遇到類(lèi)似的情況，不僅僅需要解決當前的問(wèn)題。而且需要考慮，如果以后再次發(fā)生這種情況時(shí)，系統中是否有對應的預防措施。如可以通過(guò)權限設置，規定更改已經(jīng)審核的采購訂單的價(jià)格，必須要有特定人員的授權。通過(guò)系統的工作流或者數據庫的觸發(fā)器，是比較容易實(shí)現這個(gè)需求的。

　　在此筆者再強調一下自己的觀(guān)點(diǎn)。在ERP使用過(guò)程中，出現問(wèn)題并不可怕。只需要將問(wèn)題解決了，就可以了。但是做到這一步還不夠。項目管理員需要考慮，在系統中如何針對這種情況采取對應的預防措施，以避免下次遇到類(lèi)似情況時(shí)不會(huì )再犯同樣的錯誤。

　　三、對于重大的經(jīng)驗教訓，要有持續跟蹤的過(guò)程。

　　在項目實(shí)施過(guò)程中，對于一些常見(jiàn)的錯誤，如上面提到的由于價(jià)格更改需要撤銷(xiāo)采購訂單的情況、采購訂單數量小于實(shí)際收貨數量的情況、訂單之間挪用原材料的情況等等，在ERP系統中都會(huì )有對應的解決方案。那么這些解決方案會(huì )一直有效嗎?這并不一定。隨著(zhù)企業(yè)管理方式的變化，原先有效的解決方案在后續可能會(huì )變得并不合理，甚至失效。所以對于一些重大的經(jīng)驗教訓，要有一個(gè)持續跟蹤的過(guò)程。具體的說(shuō)，需要注意如下幾個(gè)方面的內容。

　　一是需要注意，是否還有必要采取這個(gè)預防措施?有時(shí)候，隨著(zhù)企業(yè)管理模式的變化，某些問(wèn)題可能會(huì )不再存在。如企業(yè)原先的生產(chǎn)模式是接單生產(chǎn)。此時(shí)對于訂單之間的挪料情況就要進(jìn)行嚴格控制。但是一段時(shí)間之后，企業(yè)的生產(chǎn)模式發(fā)生了改變，主要是按計劃來(lái)生產(chǎn)。此時(shí)計劃之間挪料的情況就會(huì )變得非常的普遍。此時(shí)如果進(jìn)行挪料之間的控制，就顯得畫(huà)蛇添足了。就需要將原先的預防措施作廢掉。

　　二是需要注意，隨著(zhù)精細化管理的深入，對于某些細節問(wèn)題需要進(jìn)一步深化。如對于采購訂單價(jià)格的管理。只要采購價(jià)格低于公司規定的標準價(jià)格，那么就允許采購用戶(hù)進(jìn)行更改。但是，如果采購價(jià)格高與公司規定的標準價(jià)格，則需要有一系列的審批程序。如需要考慮是臨時(shí)性更改(這次采購由于交期等特殊原因允許其調價(jià)，后續采購仍然受這個(gè)標準價(jià)格的限制)還是性調價(jià)(需要調整系統的標準價(jià)格)。為了實(shí)現精細化的管理，在后續需要在系統中實(shí)現類(lèi)似的控制。原先的粗放式管理方案也就可能不再適用。

　　四、懸賞收集用戶(hù)的經(jīng)驗教訓。

　　上面筆者談到過(guò)，用戶(hù)的心態(tài)是自私的。通常情況下，其不會(huì )主動(dòng)分享其工作經(jīng)驗。作為項目管理員，應該在企業(yè)中創(chuàng )建一個(gè)知識共享的氛圍。如可以通過(guò)一些激勵措施，刺激用戶(hù)分享自己的工作經(jīng)驗。對此筆者有如下幾個(gè)建立。

　　一是設置獎項，來(lái)收集用戶(hù)的經(jīng)驗教訓。如可以每個(gè)季度或者每半年，來(lái)一個(gè)征文比賽。讓用戶(hù)談?wù)勛约涸贓RP系統使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題或者相關(guān)的心得。然后企業(yè)管理者或者項目管理員對文章進(jìn)行評比。獲獎的用戶(hù)會(huì )有一定的獎勵。如此的話(huà)，即可以提高員工的積極性，還可以收集用戶(hù)在使用過(guò)程中的心得。為后續系統的優(yōu)化、員工的培訓提供很好的素材。

　　二是不定期的開(kāi)總結會(huì )議。通常情況下，企業(yè)系統剛上線(xiàn)時(shí)，要每個(gè)星期開(kāi)一個(gè)碰頭會(huì )，談?wù)勗谙到y過(guò)程中遇到的問(wèn)題。等到磨合時(shí)間過(guò)后，企業(yè)可以每個(gè)月或者每個(gè)季度開(kāi)一個(gè)討論會(huì )，來(lái)總結前一段時(shí)間系統使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題。項目管理員需要創(chuàng )造這么一個(gè)環(huán)境，讓各個(gè)部門(mén)的關(guān)鍵用戶(hù)能夠暢所欲言。在這個(gè)環(huán)境中，項目管理員可以收集到一些可用的信息。當然對于這信息需要進(jìn)行過(guò)濾，選擇一些有代表性的內容進(jìn)行書(shū)面化存檔。作為后續系統優(yōu)化與員工培訓的資料。

　　三是要與一線(xiàn)操作員進(jìn)行溝通。筆者認為在收集經(jīng)驗教訓時(shí)，不能夠圍繞那些部門(mén)經(jīng)理打轉。因為他們使用系統的幾率并不是很高，真正的經(jīng)驗教訓還是來(lái)自與系統操作的一線(xiàn)用戶(hù)。筆者在企業(yè)中做項目管理員時(shí)，會(huì )時(shí)常與一線(xiàn)的操作員討論系統的使用情況。如會(huì )定期的發(fā)送調查表給一線(xiàn)操作用戶(hù)，如會(huì )利用中午吃飯的時(shí)候跟用戶(hù)討論系統的使用情況等等。